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Réussir l'onboarding de sa nouvelle recrue IT : le guide en 4 étapes (2023)

Dernière mise à jour : 4 oct. 2023



L’onboarding, c’est l'ensemble des pratiques mises en œuvre par l’entreprise pour faciliter l'accueil et l'intégration de ses nouvelles recrues. Il ne doit pas être pris à la légère car la prise de poste d’un nouveau salarié ou freelance IT est une étape clé, qui pose les bases de la collaboration.


Vous ne savez pas comment vous y prendre pour mettre en place un process d’onboarding efficace ? Vous êtes au bon endroit : dans cet article, nous vous livrons toutes nos bonnes pratiques.



Index




Pourquoi l’onboarding de votre nouvelle recrue IT est-il si important ?


Les enjeux autour de l’onboarding sont multiples :


  • A court terme, un onboarding bien préparé permet de rendre la nouvelle recrue opérationnelle le plus vite possible. Dans le cas de l’intégration d’un freelance, c’est encore plus important, puisque la mission a une durée limitée et que le consultant doit donc être productif rapidement.


  • A moyen terme, un onboarding optimal assure une bonne expérience collaborateur. Une perception positive de vos nouvelles recrues vis-à-vis de votre entreprise et de leur travail favorise en effet leur satisfaction et leur bien-être.


  • A long terme, un onboarding réussi contribue à la fidélisation et à la rétention des talents, et participe même à faire de vos collaborateurs des ambassadeurs de votre entreprise.


Un mauvais onboarding peut, au contraire, avoir des répercussions importantes pour votre entreprise. Il peut entraîner des pertes financières directes si un projet est retardé, et générer des impacts négatifs importants d’un point de vue organisationnel : turnover plus important, démotivation de l’équipe, manque de stabilité…


Bref, pour toutes ces raisons, il est essentiel de bien préparer vos onboardings, en mettant en place des process efficaces.



Les 4 étapes clés d’un onboarding réussi pour vos nouvelles recrues IT



Etape 1 : anticiper la date de démarrage


L’onboarding, ça commence bien avant l’arrivée du collaborateur. Ça commence dès la signature du contrat.


Vous devez tout d’abord gérer tous les aspects administratifs et logistiques liés à l’arrivée du freelance ou du salarié : commander le matériel nécessaire, attribuer un espace de travail, préparer le badge d’accès à vos locaux, son laptop et son environnement de travail… et bien sûr, créer les accès aux différents outils et logiciels. Tout doit être anticipé pour que les premiers jours soient les plus fluides possibles pour le nouveau collaborateur.


Prévenez par ailleurs les équipes en interne en amont de l’arrivée du freelance ou du salarié, en précisant le poste, les responsabilités, etc. Faites en sorte que les personnes qui seront amenées à collaborer avec le nouveau consultant ou salarié se rendent disponibles au moment de son arrivée, et préparent la documentation nécessaire.


Pensez aussi à fournir à la nouvelle recrue toutes les informations nécessaires à son arrivée, et répondez à ses éventuels doutes et appréhensions. Il est par exemple important d’envoyer un email quelques jours avant la date de démarrage, avec des détails pratiques comme l’heure d’arrivée, les modalités d’accès aux locaux, le programme du premier jour, etc.


En bonus : vous pouvez préparer un “welcome kit” à remettre à votre nouvelle recrue le premier jour, avec un livret d’accueil et quelques goodies de votre entreprise !



Etape 2 : organiser les premiers jours


Les premiers jours sont cruciaux car ils vont déterminer la première impression du collaborateur sur votre entreprise ! Vous devez faire en sorte qu’il soit bien accueilli, qu’il puisse prendre ses repères facilement et qu’il soit rapidement à l’aise dans son environnement de travail. Et ce, que l’onboarding se fasse à distance ou en présentiel.


Prévoyez une présentation de l’entreprise, avec des informations sur vos valeurs et votre business model, et organisez des rencontres avec les membres de l’équipe. Si vous êtes en présentiel, vous pouvez faire une visite des locaux de l’entreprise, et proposer un petit-déjeuner ou un déjeuner d’accueil avec l’équipe, pour créer une atmosphère de convivialité.


Les premiers jours doivent aussi vous permettre de transmettre à votre nouveau collaborateur l’ensemble du contexte et des enjeux de sa mission, grâce à des réunions dédiées, et la transmission de toutes les informations et documents utiles.



Etape 3 : accompagner les premières semaines


L’objectif principal des premières semaines est de créer un cadre qui encourage l’autonomie, qui fixe clairement les objectifs et qui permettra à votre nouvelle recrue de délivrer de premiers résultats concrets.


Pour cela, il est recommandé d’établir un plan de “hand-over” c’est-à-dire de passation, avec une liste de sujets sur lesquels le nouveau collaborateur doit monter en compétences et gagner en connaissances.


Cette liste permettra de suivre l’avancement de l’onboarding et l’efficacité de la prise de poste. Ce plan est idéalement défini par le manager ou, dans le cas d’un remplacement, par la personne qui quitte son poste.


Sur la base de ce plan, vous pouvez ainsi planifier les formations internes à prévoir, qu’elles soient délivrées en ligne ou en présentiel, et les réunions à prévoir avec les membres de l'équipe ou d’autres services. Pensez aussi à fixer des échanges individuels ou one-to-one réguliers avec le nouveau collaborateur sur ses premières semaines, pour répondre à toutes ses questions et vous assurer que la prise de poste se fait dans les meilleures conditions possibles.



Etape 4 : faire un suivi tout au long de la période d’essai


La communication est clé, tout au long du process d’onboarding. Quel que soit le statut de votre nouvelle recrue (freelance ou salarié) et quelque soit sa mission, assurez-vous de faire le point régulièrement, pendant au moins plusieurs mois.


Il est essentiel de faire des feedbacks constructifs à votre collaborateur, pour l’aider à identifier ses points forts et ses axes d’amélioration. Fixez enfin un point bilan pour finaliser l’onboarding, et profitez-en pour lui demander ses retours sur son intégration et sur sa prise de poste. Vous aurez ainsi des pistes concrètes pour améliorer en continu vos process.



Et voilà, avec tous ces conseils, vous avez désormais toutes les cartes en main pour préparer un onboarding aux petits oignons à vos nouvelles recrues, et vous assurer ainsi des prises de poste efficaces et pérennes !



P.S. Vous n'avez que 7 secondes pour faire une bonne première impression !


La plupart du temps, nous prenons les choses pour acquises et sous-estimons la valeur d'une bonne préparation qui peut réellement nous aider à atteindre nos objectifs et à relever nos défis professionnels.



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